İşleri Süreye Göre Kümelemek: Boşlukları Kullanmak

Yapılacaklar listeleri genellikle konuya göre düzenlenir. Ev işleri bir başlık, iş meseleleri başka bir başlık, kişisel işler üçüncü bir başlık altında toplanır. Bu düzen mantıklı görünür ama gündelik hayatta pek işe yaramaz. Çünkü bir insan gün içinde konuya göre değil, elindeki zamana göre iş seçer. Elde on dakika varken açılan bir liste, o on dakikaya sığacak işi göstermiyorsa hiçbir işe yaramaz.

Alternatif bir düzenleme, işleri tahmini süresine göre kümelemektir. Beş dakikalık işler bir yerde, yarım saatlik işler başka bir yerde, iki saatlik derin işler ayrı bir yerde durur. Böylece boş kalan zaman diliminin uzunluğu, hangi listeye bakılacağını doğrudan söyler. Karar verme yükü ortadan kalkar, seçim mekanikleşir.

Boşluklara uyan işler

Gün, sanıldığı gibi büyük bloklardan oluşmaz. İçinde on beş dakikalık, yedi dakikalık, kırk dakikalık düzensiz boşluklar vardır. Bir randevu öncesi bekleme, ulaşımda geçen süre, bir toplantının iptal olmasıyla açılan yer. Bu boşluklar tek tek küçük olsa da toplamda ciddi bir hacim tutar ve çoğu insan bunları telefonla doldurur.

Süreye göre kümelenmiş bir liste, bu boşlukları kullanılabilir kılar. On dakikası olan biri, "on dakikalık işler" başlığına bakıp bir tanesini seçer ve bitirir. Aynı kişi konuya göre düzenlenmiş bir listeye baktığında, çoğu maddenin o boşluğa sığmadığını görüp hiçbirine başlamaz. Fark, listenin içeriğinde değil düzenlenme biçimindedir.

Süre tahmini nasıl yapılır

Kümelemenin işe yaraması için tahminlerin gerçekçi olması gerekir. İnsanlar süreleri sistematik olarak olduğundan kısa tahmin eder. Bunun basit bir düzeltmesi vardır: ilk tahmini bir buçukla çarpmak. Zamanla kişi kendi sapma katsayısını öğrenir ve tahminleri isabetlenir.

Tahminin ayrıntılı olması da gerekmez. Üç dört kova yeterlidir: beş dakikaya kadar olanlar, yarım saate kadar olanlar, bir saati aşanlar. Daha ince ayrım yapmaya çalışmak, listeyi bakımı zor bir sisteme dönüştürür ve terk edilmesine yol açar.

Bir işin süresi kestirilemiyorsa, bu çoğu zaman işin yeterince tanımlanmamış olduğunun işaretidir. "Vergi işini halletmek" ne kadar sürer bilinmez, ama "vergi dairesinin çalışma saatlerini öğrenmek" beş dakikadır. Süre tahmini yapmaya çalışmak, işleri kendiliğinden netleştirir; bu, yöntemin beklenmedik bir yan faydasıdır.

Enerjiyi de hesaba katmak

Süre tek başına yeterli bir ölçüt değildir. Bazı kısa işler yüksek dikkat ister, bazı uzun işler neredeyse otomatik yürür. Bu nedenle her kovanın içinde ağır ve hafif işlerin ayrılması faydalıdır. Yorgun bir anda on dakika bulan biri, o on dakikaya sığacak ama zihinsel çaba istemeyen bir işi seçebilmelidir.

Pratikte bu ayrımı yapmanın en kolay yolu, ağır işlerin yanına küçük bir işaret koymaktır. Liste büyüdükçe bu işaret, doğru seçim yapmayı hızlandırır. Karmaşık kategori sistemleri yerine tek bir işaret kullanmak, sistemin bakımını kolay tutar.

Uzun işlerin parçalanması

Süreye göre kümeleme, uzun işlerin de doğal olarak bölünmesini teşvik eder. İki saatlik bir iş, ancak iki saatlik bir boşluk çıktığında ele alınabilir ve böyle boşluklar seyrektir. Aynı iş üç ayrı yarım saatlik parçaya bölündüğünde ise haftanın içinde yer bulur. Bu bölme işlemi, işin kendisini de daha anlaşılır kılar.

Bu yaklaşımın en somut kazancı, gün sonunda bitirilmiş iş sayısının artmasıdır. Ama daha önemli bir etkisi vardır: boş kalan dakikaların suçluluk kaynağı olmaktan çıkması. Elindeki zamana uyan bir iş bulabilen kişi, ne o zamanı boşa harcamış olmanın huzursuzluğunu yaşar ne de yapamayacağı bir işe bakıp umutsuzluğa kapılır.

Yöntemin işlemesi için listenin ulaşılabilir olması şarttır. Evde bırakılan bir defter, dışarıda geçirilen boşluklarda hiçbir işe yaramaz. Telefonda tutulan sade bir not, kâğıda göre daha az zarif olsa da pratikte çok daha kullanışlıdır. Burada aracın niteliği değil, ihtiyaç duyulan anda elde olması belirleyicidir.

Bir de listenin gerçekçi tutulması gerekir. Süre kovaları, içine sığmayacak kadar madde biriktiğinde caydırıcı hâle gelir. Ayda bir yapılan kısa bir ayıklama, artık yapılmayacağı anlaşılan işleri temizler. Böylece listeye bakan kişi, seçebileceği birkaç iş görür; onlarca maddenin yarattığı bunaltıyla karşılaşmaz. Kısa ve güncel bir liste, uzun ve kapsamlı bir listeden her zaman daha çok iş bitirir.